Come Importare i Dati con i Fogli di Calcolo?

Sezioni:

Preparazione del file di importazione
Fase 1: scegli il tuo file

Fase 2: associa i campi
  • Assegnazione di Contatti e Trattative ai propri collaboratori
Fase 3: evita i duplicati
  • Esempio 1
  • Esempio 2 
Fase 4: riepilogo

Annullare un'importazione



Sulla nostra piattaforma web (www.sellf.io) puoi importare facilmente i tuoi dati in Sellf da fogli di calcolo in formato Excel (XLSX), CSV e TXT. Puoi importare Contatti Persone, Contatti Aziende, Trattative e Prodotti.

L’importazione ti aiuterà a creare nuove entità nel tuo account di Sellf o ad aggiornare quelli esistenti.

Video guida


In questo video Filippo Zanella, Co-founder di Sellf, vi illustrerà tutte le nuove funzionalità del nuovo sistema di Importazione ed Esportazione.
Guarda il video qui https://www.youtube.com/watch?v=0HdGccKO2kU

Preparazione del file di importazione


Prima di procedere con il caricamento del file, è importante capire quali dati desideri importare e come saranno creati e organizzati i tuoi dati in Sellf.
In Sellf, come anticipato, potrai importare Persone, Aziende, Trattative e Prodotti.
La scelta della sezione dipende molto dalle informazioni che stai per importare e dalle azioni che andrai a compiere con questi dati. 

 Nota: ti consigliamo vivamente di eseguire un’importazione di prova con un file di poche righe prima di importare i dati effettivi e di utilizzare i nostri file di esempio, in cui incollare le tue informazioni. Ti consigliamo inoltre di utilizzare un foglio di calcolo senza formule. Se disponi di un foglio di calcolo con formule o collegamenti di dati per generare i dati da importare, ti basterà copiare i risultati e incollarli in una nuova colonna. (Tasto destro > Incolla speciale > Valori).


Importazione Persone



In questa sezione potrai caricare un file contenente le informazioni dei Contatti Persone e delle Aziende di cui fanno parte contemporaneamente.
I Contatti Persone sono i profili delle persone/clienti a cui vuoi vendere, non gli utenti nel tuo team. Questi profili contengono le anagrafiche e le informazioni a lungo termine dei tuoi clienti o potenziali clienti, come indirizzi e-mail e numeri di telefono.

I Contatti Persone diventano dipendenti delle relative Aziende, se nella stessa riga del tuo foglio di calcolo ci sono sia i dati delle Persone che delle Aziende di cui fanno parte. Sellf crea una Scheda Persona e una Scheda Azienda collegate tra loro. Di conseguenza: 

  • Nel tuo foglio di calcolo possono essere presenti Persone senza dati Azienda. Sellf crea solo la scheda Persona. 
  • Se ci sono più Persone che fanno parte di una stessa Azienda, Sellf crea tante schede quante sono le Persone. Per evitare di avere duplicati dell’Azienda, sarà necessario indicare un campo identificativo per l’Azienda, come il nome, l’indirizzo email o la partita IVA ad esempio. Leggi attentamente come evitare i duplicati in Fase 3

Ti suggeriamo di scegliere la sezione Persone se:
  • desideri importare solo un elenco di Contatti (Persone e/o Aziende) nuovi;
  • desideri aggiornare quelli già esistenti nel tuo account di Sellf. 

Scarica il file di esempio per sapere quali dati puoi importare in Persone e capire come organizzare i tuoi dati.


Importazione Aziende



In questa sezione potrai caricare un file contenente solo i dati relativi alle Aziende (potenziali clienti o clienti).
Ti suggeriamo di scegliere questa sezione se:
  • desideri importare solo un elenco di Aziende nuove;
  • desideri aggiornare quelle già esistenti nel tuo account di Sellf. 

Scarica il file di esempio per sapere quali dati puoi importare in Aziende e capire come organizzare i tuoi dati.


Importazione Trattative



In questa sezione potrai caricare un file contenente i dati relativi alle tue vendite, in corso o già concluse (vinte, perse o abbandonate). Inoltre, per ogni trattativa potrai specificare il cliente principale, ovvero sia un contatto Azienda che un contatto Persona.

Ti suggeriamo di scegliere questa sezione se:
  • desideri importare nuovi Contatti (Persone e/o Aziende) e avviare Trattative per tutti loro contemporaneamente;
  • desideri avviare una serie di nuove Trattative per i Contatti già esistenti in Sellf;
  • desideri aggiornare le Trattative esistenti (e i dati relativi ai rispettivi Contatti principali).


Scarica il file di esempio per sapere quali dati puoi importare in Trattative e capire come organizzare i tuoi dati. 


Importazione Prodotti



In questa sezione potrai caricare un file contenente i dati relativi ai tuoi agli articoli venduti dal tuo team di vendita, possono essere oggetti fisici o servizi.
Maggiori informazioni sui prodotti sono disponibili nella guida a questo link.

Ti suggeriamo di scegliere questa sezione se:
  • desideri importare nuovi Prodotti;
  • desideri aggiornare i Prodotti esistenti. 

Scarica il file di esempio per sapere quali dati puoi importare in Prodotti e capire come organizzare i tuoi dati. 
Copia e incolla le tue informazioni nei nostri file di esempio.

Campi obbligatori



I seguenti sono campi obbligatori per la creazione delle schede in Sellf.

[Contatti Persone]
Nome o Cognome sono campi obbligatori per ogni contatto Persona. Se il tuo file non contiene questi campi per ogni persona, la scheda del contatto non sarà creata.

[Contatti Aziende]
Il Nome è un campo obbligatorio per ogni Azienda. Se il tuo file non contiene questi campi per ogni azienda, la scheda non sarà creata.

[Trattativa]
La Descrizione Trattativa (il nome) e lo stadio sono campi obbligatorio per ogni Trattativa. Se il tuo file non contiene questi campi per ogni trattativa, la scheda non sarà creata.
Per associare una trattativa a uno stadio utilizzando solo il nome di quest’ultimo, è necessario specificare anche il nome della Linea di Vendita.

[Prodotti]
Il Nome è un campo obbligatorio per ogni Prodotto. Se il tuo file non contiene questo campo per ogni prodotto, la scheda non sarà creata.

Ricorda:
  • La dimensione del file non può superare 20 MB. Saranno processate al massimo 10000 righe. Se i tuoi dati superano questi limiti, ti consigliamo di dividere i tuoi dati in due o più files ed importarli uno per volta. 
  • Il limite per ogni cella è di 255 caratteri, ad eccezione del campo "descrizione".
  • Assicurati che ogni colonna nel tuo file contenga una intestazione.
  • Il processo di importazione si interromperà alla prima riga vuota. Per favore, controlla bene il file prima di eseguire il caricamento. 
  • I contatti (Persone o Aziende) potrebbero avere l'indirizzo suddiviso su più colonne, ma solo una di queste può essere importata in Sellf. Questo consente a Google Maps e Maps di Apple di geolocalizzare sulla mappa di Sellf il tuo cliente. Puoi unire le colonne del tuo file utilizzando la funzione "Concatena" in Excel. Ti ricordiamo di copiare il risultato della formula e incollarlo in una nuova colonna. (Tasto destro > Incolla speciale > Valori).
  • Per impostazione predefinita, leggeremo la codifica dei caratteri dal tuo file. Nel caso in cui questa operazione non vada a buon fine utilizzeremo la codifica UTF-8 (Unicode).

Fase 1: scegli il tuo file



1. Entra in Sellf web ( www.sellf.io ) e vai su "Impostazioni"> "Dati"> "Importazione".

2. In questa scheda, dovrai selezionare il tipo di dati che vuoi importare, scegliendo tra Persone, Aziende, Trattative o Prodotti.


3. Clicca su “Scegli un file” per caricare il tuo file.
Leggi attentamente le informazioni contenute nel paragrafo precedente per preparare al meglio il tuo file.
Se carichi un file CSV, Sellf ti chiederà di specificare il formato delle date nel tuo file.

4. Clicca quindi su “Continua”.



Fase 2: associa i campi



5. In questa fase dovrai associare le colonne del tuo foglio di calcolo ai diversi campi di Sellf.

A sinistra vedrai le colonne del tuo file con un’anteprima dei tuoi dati.
Sulla destra i campi di Sellf a cui dovrai far corrispondere i dati delle tue colonne.
Ogni colonna può essere associata ad un solo campo.

Se hai formattato correttamente i tuoi dati nei nostri file di esempio e quindi le intestazioni delle colonne importate corrisponderanno ai campi di Sellf,
le associazioni avverranno in automatico e le celle saranno tutte verdi.

La cella verde indica che vi è un’associazione e tutti i dati della colonna saranno inseriti nel campo di Sellf.
Nel caso in cui il riconoscimento automatico non vada a buon fine per uno dei campi, la cella sarà invece grigia. Puoi comunque selezionare uno dei campi di Sellf dal menu a tendina scegliendo quello più appropriato.

Hai dei campi che non corrispondono a quelli di Sellf? Crea i tuoi campi personalizzati prima di procedere ed in seguito appariranno nel menu a tendina e potrai importarli. Clicca qui per capire come creare i tuoi campi personalizzabili. 

Le colonne del tuo file non associate (grigie) non saranno importate in Sellf. Eventuali errori nei tuoi dati saranno segnalati.

Le associazioni corrette andranno a completare l’anteprima di ciò che stai importando (Persone, Aziende, Trattattive o Prodotti), in questo modo potrai verificare come saranno visualizzati i tuoi dati in Sellf.

6. Al termine premi su “Continua”.





Assegnazione di contatti e Trattative ai propri collaboratori


È possibile assegnare Persone, Aziende e Trattative ai propri collaboratori già durante l'importazione.
È necessario includere una colonna nel tuo file etichettata con "Proprietario Persona (E-mail)" che corrisponderà al campo "Proprietario Persona (E-mail)" di Sellf.
In questa colonna scrivi l'indirizzo di email dell'utente a cui desideri assegnare i dati.

Importante: ricorda che devi avere utenti già attivi nel tuo account (hanno accettato l'invito a collaborare in Sellf) prima di importare, altrimenti i dati non saranno importati.

Fase 3: evita i duplicati



Sellf può evitare la creazione di duplicati.
In questa fase, ti verrà data l'opzione di chiedere a Sellf di riconoscere e unire insieme i dati del tuo file e quelli già eventualmente esistenti nel tuo account. Oppure puoi optare di ignorare questo passaggio, nel caso in cui si tratti della tua prima importazione e tu non abbia duplicati nel tuo file o dati già esistenti in Sellf.

Se, invece, stai aggiornando dei dati, oppure si tratta della prima importazione dal web ma hai già dei contatti o delle trattative inseriti manualmente dalle app mobili, potrebbe essere necessario indicare a Sellf come procedere.

7. Dovrai selezionare uno o più campi tra quelli proposti che saranno utilizzati come campi identificativi per unire i dati del tuo file con quelli già esistenti in Sellf.
Il vantaggio di questa scelta è che potrai decidere TU sulla base di quali campi Sellf dovrà individuare eventuali corrispondenze ed unire i dati.

Vediamo due esempi.

Esempio 1


Stai importando una lista di contatti Persone e, ovviamente, potresti avere nel tuo account di Sellf delle persone che hanno lo stesso nome e cognome. 


Dati già presenti in Sellf 

Nome: Mario
Cognome: Rossi
Ruolo Persona: Referente
E-mail Persona: mario.rossi@esempio.it
Tags Persona: acquisti, lead

Dati da importare 


Nome: Mario
Cognome: Rossi
Ruolo Persona: CEO
E-mail Persona: mario@rossi.com
Telefono Principale Persona: 300 80099883
Nome: Mario

Cognome: Rossi
Ruolo Persona: Referente
E-mail Persona: mario.rossi@esempio.it
Telefono Principale Persona: 0422 5040607
Tags: acquisti, cliente






Non è conveniente selezionare solo Nome e Cognome come campi identificativi, in quanto è plausibile l’esistenza di omonimi, come in questo caso.
Selezioniamo, quindi, anche l’indirizzo email come campo identificativo.



Il contatto Mario Rossi (mario.rossi@esempio.it) non sarà duplicato, ma i dati importati saranno aggiunti al contatto già presente in Sellf.
Sarà aggiunto il numero di telefono e i dati relativi ai tags saranno aggiornati:
i tags “acquisti, cliente” andranno a sovrascrivere quelli precedenti.

Il contatto Mario Rossi (mario@rossi.com) sarà creato come nuovo record in Sellf, in quanto non vi è nessuna corrispondenza. 




Attenzione: se viene trovata una corrispondenza, Sellf sovrascriverà i dati già presenti con il contenuto di tutte le colonne del tuo file. In caso di corrispondenza su più righe dello stesso dato, farà fede l’ultima riga.
Di conseguenza un valore vuoto nel tuo file eliminerà un valore eventualmente esistente in Sellf.
I valori di un campo multiplo (ad esempio tags, scelte di un campo personalizzato) saranno sovrascritti totalmente da quelli importati, come abbiamo visto nell’esempio.
Il dato sovrascritto potrà essere eventualmente ripristinato in seguito.

Esempio 2


Stai importando una lista di contatti Persone con relative Aziende.
Nel tuo file ci sono più Persone appartenenti ad una stessa Azienda.
Per evitare la duplicazione dell’Azienda (i cui dati saranno presenti su più righe), dovrai semplicemente selezionare un campo identificativo per l’Azienda.
Potrebbero essere il Nome, l’Indirizzo E-mail, la Partita Iva o una combinazione di questi. 

Attenzione: se viene trovata una corrispondenza, Sellf sovrascriverà i dati già presenti con il contenuto di tutte le colonne del tuo file. In caso di corrispondenza su più righe dello stesso dato, farà fede l’ultima riga.
Di conseguenza un valore vuoto nel tuo file eliminerà un valore eventualmente esistente in Sellf.
I valori di un campo multiplo (ad esempio tags, scelte di un campo personalizzato) saranno sovrascritti totalmente da quelli importati, come abbiamo visto nell’esempio.
Il dato sovrascritto potrà essere eventualmente ripristinato in seguito.


8. Al termine, clicca su “Continua”. 

Fase 4: riepilogo



In questa ultima fase potrai rivedere:
  • le informazioni relative al tuo file nella prima colonna;
  • le associazioni che hai eseguito nella fase 2 nella seconda colonna; 
  • i campi identificativi selezionati nella fase 3 nella terza colonna. 
Eventuali errori o associazioni mancanti saranno segnalati.




9.
Controlla che tutte le informazioni specificate siano corrette prima di avviare l’importazione.

10. A questo punto puoi procedere e selezionare “Avvia”.

Annullare un'importazione 


Nel caso in cui tu voglia annullare l'importazione e ricominciare puoi farlo in qualsiasi momento.

11.
Entra in Sellf web ( www.sellf.io ) e vai su "Impostazioni"> "Dati"> "Importazione".
Qui in basso vedrai un elenco delle ultime importazioni effettuate. Clicca su "Annulla" a destra dell'importazione che vuoi annullare.



Nota:
Solo gli Amministratori e i Manager possono importare files. 

Articoli correlati: 

  1. Come esportare i dati da Sellf?

  2. Come aggiornare in massa i dati in Sellf?



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